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EPIC — Archivage probatoire RH & bulletins de paie (PD-183)

Intention

Permettre aux entreprises de déposer, conserver et transmettre des documents RH critiques (bulletins de paie, attestations, contrats), dans un coffre-fort numérique probatoire, tout en garantissant aux salariés un accès durable, autonome et juridiquement opposable à leurs documents.

Cette EPIC positionne ProbatioVault comme une infrastructure RH de confiance, conforme aux obligations légales françaises et européennes.

Problème de fond

Les documents RH, en particulier les bulletins de paie, sont soumis à des contraintes fortes :

  • obligation de conservation très longue (jusqu'à 50 ans) ;
  • risque de perte lors de changements d'employeur ou de prestataire ;
  • déséquilibre de pouvoir entre employeur et salarié ;
  • complexité de preuve en cas de litige (retraite, prud'hommes) ;
  • dépendance à des SIRH ou GED propriétaires.

Les solutions existantes sont souvent : - non transférables, - dépendantes de l'employeur, - ou juridiquement faibles à long terme.

Solution de principe

L'EPIC B2B-RH met en place un modèle d'archivage probatoire co-détendu, reposant sur les principes suivants :

  • Dépôt des bulletins de paie via API B2B ou intégration SIRH ;
  • Statut transitoire PENDING avec fenêtre d'annulation contrôlée ;
  • Scellement probatoire automatique à l'issue du délai ;
  • Notification et accès direct du salarié à ses documents ;
  • Archivage longue durée par défaut (50 ans) ;
  • Export complet des archives RH par salarié ;
  • Génération périodique de certificats de conformité.

L'entreprise se conforme à la loi, le salarié reprend la main sur ses preuves.

Invariants

  • Les documents RH sont immuables après scellement.
  • Le salarié conserve l'accès même après départ de l'entreprise.
  • La plateforme ne lit jamais le contenu des documents.
  • Les durées légales de conservation sont respectées par défaut.
  • Les exports sont exploitables hors ProbatioVault.
  • Toute opération est traçable et auditée.

User Stories associées

  • PD-70 — Créer endpoint POST /api/b2b/payslips/upload
  • PD-71 — Implémenter statut PENDING avec annulation 1h
  • PD-73 — Implémenter API intégration SIRH (Silae)
  • PD-74 — Créer dashboard RH entreprise (backend)
  • PD-75 — Implémenter notification email salarié
  • PD-76 — Créer export ZIP archive probante par salarié
  • PD-77 — Configurer rétention 50 ans par défaut
  • PD-78 — Implémenter certificat de conformité annuel

Impacts transverses

  • Architecture Mise en place d'un flux RH structuré, intégration SIRH et gestion multi-entreprises.

  • Sécurité Protection des données sensibles, chiffrement, accès strictement contrôlé.

  • UX Simplicité côté RH, autonomie totale côté salarié.

  • Juridique Conformité Code du travail, valeur probatoire en cas de litige social ou retraite.

  • Business / Go-to-Market Revenus récurrents B2B, forte rétention client, switching cost élevé.

  • Exploitation Gestion des volumes importants, archivage longue durée, audits et certifications périodiques.

Références

  • Architecture Executive ProbatioVault — v4.x
  • Spécifications RH & archivage probatoire
  • Code du travail — conservation des bulletins de paie
  • Références SIRH (Silae)
  • Normes : NF Z42-013, ISO 14641
  • Décisions d'architecture (ADR) liées aux usages RH